Bellen via Microsoft Teams doe je door in de Teams-app naar het tabblad “Bellen” te gaan en daar een naam, nummer of contactpersoon in te voeren. Dit werkt standaard voor gesprekken binnen je eigen organisatie. Voor gesprekken naar gewone telefoonnummers heb je een extra licentie of koppeling nodig. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over bellen met Teams, van de basis tot de keuze voor de juiste telefoonoplossing. Heb je vragen over jouw specifieke situatie? neem gerust contact op met ons.
Wat heb je nodig om via Teams te kunnen bellen?
Om via Microsoft Teams te bellen, heb je minimaal een Microsoft 365-account nodig met de juiste licentie. Voor interne gesprekken binnen je organisatie volstaat een standaard Teams-licentie. Wil je ook naar externe nummers bellen, dan heb je een Microsoft Teams Phone-licentie nodig, aangevuld met een belplan of een directe routeringsoplossing via een externe provider.
Concreet zijn dit de bouwstenen die je nodig hebt:
- Microsoft 365-account met Teams inbegrepen
- Teams Phone-licentie (voorheen Phone System) voor extern bellen
- Belplan of Direct Routing om verbinding te maken met het telefonienetwerk
- Stabiele internetverbinding, bij voorkeur via een bedraad netwerk of betrouwbare wifi
- Headset, webcam of IP-telefoon die compatibel is met Teams
Zonder de Teams Phone-licentie kun je wel videovergaderen en chatten, maar niet bellen naar vaste of mobiele telefoonnummers buiten je organisatie. Veel bedrijven onderschatten dit verschil en komen er pas achter wanneer ze de eerste externe klant proberen te bellen.
Hoe bel je iemand op via de Teams-app?
Bellen via de Teams-app gaat in een paar stappen. Open de app, klik op het pictogram “Bellen” in de linker navigatiebalk en voer de naam van een collega of een telefoonnummer in het zoekveld in. Klik vervolgens op het telefoonpictogram om het gesprek te starten. Voor interne contacten kun je ook direct vanuit een chatvenster bellen.
Hier is een overzicht van de meest gebruikte manieren om een gesprek te starten:
- Ga naar het tabblad Bellen in de linker zijbalk
- Typ een naam, e-mailadres of telefoonnummer in de zoekbalk
- Klik op het telefoonpictogram naast het resultaat
- Of gebruik het toetsenblok om een nummer handmatig in te toetsen
Je kunt ook vanuit een Teams-chat of kanaal bellen door rechtsboven op het belpictogram te klikken. Tijdens een gesprek heb je toegang tot functies zoals dempen, in de wacht zetten, doorverbinden en scherm delen. Dit maakt bellen met Teams niet alleen praktisch voor telefoongesprekken, maar ook voor snelle werkoverleggen.
Kan je via Teams ook naar gewone telefoonnummers bellen?
Ja, via Microsoft Teams zakelijk bellen naar gewone vaste en mobiele telefoonnummers is mogelijk, maar alleen als je de juiste configuratie hebt. Je hebt hiervoor een Teams Phone-licentie nodig én een verbinding met het publieke telefonienetwerk, via een Microsoft-belplan of via Direct Routing met een externe VoIP-provider.
Er zijn twee gangbare routes om dit te realiseren:
- Microsoft Calling Plans: je koopt beltegoed of een abonnement rechtstreeks bij Microsoft. Dit is eenvoudig op te zetten, maar beperkter in flexibiliteit en beschikbaarheid per land.
- Direct Routing: je koppelt Teams aan een externe VoIP-provider of telefooncentrale. Dit geeft meer controle over nummers, tarieven en functionaliteit.
Direct Routing is in de praktijk de meest gebruikte keuze voor zakelijke organisaties in Nederland en België, omdat je hiermee bestaande telefoonnummers kunt behouden en meer grip hebt op de kosten en instellingen.
Wat is het verschil tussen Teams Phone en een gewone VoIP-centrale?
Teams Phone is de telefoonfunctionaliteit ingebouwd in Microsoft Teams, ontworpen als aanvulling op een samenwerkingsplatform. Een traditionele VoIP-centrale, zoals 3CX VoIP-telefonie, is een volwaardig telefoonsysteem dat van de grond af is gebouwd voor zakelijke telefonie, met uitgebreide belroutering, wachtrijen en integratiemogelijkheden.
De belangrijkste verschillen op een rij:
- Functionaliteit: een VoIP-centrale biedt doorgaans meer geavanceerde telefoniefuncties, zoals uitgebreide IVR-menu’s, gedetailleerde belstatistieken en complexe routeringsregels.
- Integratie: Teams Phone is naadloos verweven met Microsoft 365; een VoIP-centrale integreert juist goed met CRM-systemen, receptiesoftware en sectorspecifieke applicaties.
- Beheer: Teams Phone wordt beheerd via het Microsoft Admin Center; een VoIP-centrale heeft een eigen beheerconsole met meer granulaire instellingen.
- Kosten: Teams Phone vereist extra Microsoft-licenties bovenop je bestaande abonnement; een VoIP-centrale heeft een eigen kostenstructuur die voor grotere teams voordeliger kan uitpakken.
Kortom: Teams Phone is ideaal als je diep in het Microsoft-ecosysteem zit en telefonie als aanvulling op samenwerking ziet. Een VoIP-centrale is de betere keuze als telefonie de kern van je bedrijfsprocessen is.
Waarom vallen gesprekken via Teams soms weg of zijn ze onbetrouwbaar?
Gespreksonderbrekingen bij bellen met Teams worden vrijwel altijd veroorzaakt door netwerkproblemen. Teams VoIP is gevoelig voor een instabiele internetverbinding, hoge latentie, pakketverlies of onvoldoende bandbreedte. Daarnaast kunnen onjuiste netwerkinstellingen, zoals een firewall die Teams-verkeer blokkeert, voor problemen zorgen.
De meest voorkomende oorzaken zijn:
- Onvoldoende bandbreedte: zeker bij meerdere gelijktijdige gesprekken of videovergaderingen heeft het netwerk genoeg capaciteit nodig.
- Hoge latentie of jitter: dit veroorzaakt haperingen en vertragingen in het geluid.
- Wifi in plaats van bekabeld netwerk: draadloze verbindingen zijn minder stabiel voor VoIP-gesprekken.
- Firewall- of QoS-instellingen: als Teams-verkeer niet wordt geprioriteerd, kan het worden verdrongen door ander dataverkeer.
- Verouderde Teams-client of drivers: een niet bijgewerkte app kan technische problemen veroorzaken.
Een goede eerste stap is het uitvoeren van een netwerktest via de Microsoft Teams Network Assessment Tool. Hiermee breng je snel in kaart waar de knelpunten zitten. In een zakelijke omgeving is het ook verstandig om QoS-regels in te stellen zodat spraakverkeer altijd voorrang krijgt.
Wanneer kies je voor Teams-telefonie of een aparte zakelijke telefoonoplossing?
Kies voor Teams-telefonie als je organisatie al volledig werkt met Microsoft 365 en telefonie vooral intern of voor eenvoudige externe gesprekken gebruikt. Kies voor een aparte zakelijke telefoonoplossing als je complexe belroutering, hoge gespreksvolumes, sectorspecifieke integraties of meer onafhankelijkheid van Microsoft nodig hebt.
Een paar situaties die de keuze verduidelijken:
- Teams-telefonie past goed bij: kenniswerkers die voornamelijk intern overleggen, kleine tot middelgrote teams die al in Teams werken, en organisaties die één geïntegreerd platform willen voor chat, video en bellen.
- Een aparte VoIP-oplossing past beter bij: bedrijven met een drukke receptie of callcenter, de hospitality-sector met specifieke eisen aan hoteltelefonie, en organisaties die meerdere locaties of nummers beheren.
In de praktijk kiezen steeds meer organisaties voor een hybride aanpak: Teams als samenwerkingstool, gekoppeld aan een professionele VoIP-centrale via Direct Routing. Dit combineert het gebruiksgemak van Teams met de telefonische kracht van een volwaardig telefoonplatform. Wij helpen je graag bij het bepalen welke combinatie het beste past bij jouw organisatie. Neem contact op en we denken vrijblijvend met je mee.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn bestaande zakelijke telefoonnummer meenemen naar Teams?
Ja, dat is mogelijk via een proces dat nummerportabiliteit heet. Als je kiest voor Direct Routing via een externe VoIP-provider, kun je je bestaande nummers in de meeste gevallen gewoon behouden en koppelen aan Teams. Bij Microsoft Calling Plans is nummerportabiliteit ook mogelijk, maar dit is afhankelijk van het land en de huidige provider. Neem contact op met je telecomprovider of een gespecialiseerde partij om de overstap soepel te laten verlopen.
Hoe stel ik een voicemail in binnen Microsoft Teams?
Voicemail in Teams stel je in via Instellingen > Bellen > Voicemail configureren. Hier kun je een begroetingstekst inspreken of typen, en aangeven na hoeveel seconden een gesprek wordt doorgestuurd naar voicemail. Voicemailberichten komen binnen in je Teams-chat onder het tabblad 'Bellen' en worden ook doorgestuurd naar je e-mail als transcriptie, mits dit is ingeschakeld door je beheerder.
Wat is de beste headset om mee te bellen via Teams?
Voor professioneel bellen via Teams raden we een headset aan die is gecertificeerd als 'Microsoft Teams Certified', zoals modellen van Jabra, Poly of EPOS/Sennheiser. Deze headsets zijn geoptimaliseerd voor Teams en bieden functies zoals ruisonderdrukking, directe gespreksbesturing en een stabiele verbinding. Een bekabelde USB-headset geeft doorgaans de meest stabiele audiokwaliteit, maar kwalitatieve draadloze modellen zijn voor kantoorgebruik ook prima geschikt.
Kan ik via Teams ook bellen als ik geen internet heb?
Nee, Teams is volledig afhankelijk van een internetverbinding en werkt niet zonder. Als je wilt bellen tijdens een internetstoring of onderweg zonder wifi, kun je de Teams-app op je smartphone gebruiken via mobiele data. Voor organisaties waarbij ononderbroken bereikbaarheid kritisch is, is het verstandig om een back-upoplossing te overwegen, zoals een mobiele fallback of een VoIP-centrale met failover-functionaliteit.
Hoe verbind ik een collega door naar een ander nummer in Teams?
Tijdens een actief gesprek in Teams klik je op de knop 'Meer acties' (de drie puntjes) en kies je voor 'Doorverbinden'. Je kunt vervolgens kiezen voor een blind doorverbinding, waarbij het gesprek direct wordt overgedragen, of een doorverbinding met aankondiging, waarbij je eerst met de ontvangende partij spreekt voordat je het gesprek overdraagt. Zorg dat je de juiste doorverbindrechten hebt; je Teams-beheerder kan deze instellen via het Microsoft Admin Center.
Wat zijn de kosten van bellen via Microsoft Teams?
De kosten bestaan uit meerdere onderdelen: de Microsoft 365-basislicentie, de Teams Phone-licentie (momenteel circa €8 per gebruiker per maand) en de kosten voor een belplan of Direct Routing-abonnement via een provider. Bij Direct Routing betaal je doorgaans een vast maandelijks bedrag per gebruiker aan je VoIP-provider, aangevuld met gesprekskosten. De totale kosten variëren sterk per organisatiegrootte en belvolume, dus een vergelijking met een aparte VoIP-centrale is altijd de moeite waard.
Kan ik Teams ook gebruiken als receptiesoftware voor het afhandelen van inkomende gesprekken?
Teams biedt beperkte mogelijkheden voor receptiewerk, zoals het doorverbinden van gesprekken en het instellen van een automatische beantwoorder. Voor een professionele receptiefunctie met wachtrijen, aanwezigheidsbeheer en overzichtelijk gespreksbeheer zijn de standaardfuncties van Teams echter vaak onvoldoende. In dat geval is een aanvullende receptie-applicatie of een volwaardige VoIP-centrale een betere keuze, eventueel gekoppeld aan Teams via Direct Routing.
