De kosten van een 3CX-licentie per gebruiker beginnen vanaf enkele euro’s per maand en lopen op afhankelijk van het gekozen licentieniveau, het aantal gelijktijdige gesprekken en of je kiest voor een hosted of self-hosted oplossing. De prijs wordt niet berekend per extensie, maar per simultaan gesprek (simultaneous calls), wat het model uniek maakt ten opzichte van veel andere telefooncentrales. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over 3CX-licentiekosten, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken. Heb je direct een vraag? neem gerust contact op en wij helpen je verder.
Hoe wordt de prijs van een 3CX-licentie berekend?
De prijs van een 3CX-licentie wordt berekend op basis van het aantal gelijktijdige gesprekken (simultaneous calls of SC), niet op het aantal gebruikers of extensies. Dit betekent dat je betaalt voor hoeveel gesprekken er op hetzelfde moment gevoerd kunnen worden, ongeacht hoeveel medewerkers je in totaal hebt. Hoe meer gelijktijdige gesprekken je nodig hebt, hoe hoger de licentiekosten.
Een bedrijf met 50 medewerkers heeft in de praktijk vaak maar 8 tot 15 gelijktijdige gesprekken nodig. Dat maakt het 3CX-model bijzonder kostenefficiënt voor organisaties waarbij niet iedereen tegelijk belt. Je kiest een pakket op basis van je piekbelasting, niet op basis van je totale personeelsbestand.
Naast het aantal gelijktijdige gesprekken spelen ook het licentieniveau (gratis, SMB, PRO of ENT) en de hostingkeuze een rol in de uiteindelijke prijs. Beide factoren worden hieronder verder uitgelegd.
Welke 3CX-licentieniveaus zijn er en wat kosten ze?
3CX biedt vier licentieniveaus aan: Free, SMB, PRO en ENT. Elk niveau biedt meer functionaliteit dan het vorige, en de prijs stijgt mee. De exacte 3CX-licentieprijs kan jaarlijks worden bijgesteld, maar onderstaande indeling geeft een goed beeld van de structuur in 2026.
- Free: Gratis tot een bepaald aantal gelijktijdige gesprekken. Geschikt voor kleine bedrijven met basisbehoeften. Bevat standaard belfuncties, een app voor mobiel en desktop, en videoconferentie voor een beperkt aantal deelnemers.
- SMB: Betaald niveau voor het midden- en kleinbedrijf. Voegt functies toe zoals een geavanceerder IVR-menu, meer integratiemogelijkheden en uitgebreidere rapportages.
- PRO: Gericht op grotere organisaties met complexere communicatiebehoeften. Biedt CRM-integraties, callcenterfunctionaliteit, Microsoft 365-koppeling en geavanceerde gespreksroutering.
- ENT (Enterprise): Het hoogste niveau, met alle PRO-functies plus extra beveiliging, hogere capaciteitslimieten en uitgebreide enterprise-integraties.
De 3CX-kosten per gebruiker zijn in dit model eigenlijk 3CX-kosten per simultaan gesprek. Voor een kleine organisatie met een Free-licentie zijn de kosten nul. Voor een middelgrote organisatie op PRO-niveau met 16 simultane gesprekken liggen de jaarlijkse kosten doorgaans in de honderden euro’s. Vraag altijd een actuele prijsopgave op bij een gecertificeerde partner voor de meest recente tarieven.
Wat is het verschil tussen een hosted en een self-hosted 3CX-licentie?
Het belangrijkste verschil tussen een hosted en een self-hosted 3CX-licentie zit in waar de software draait en wie het beheer verzorgt. Bij een hosted oplossing draait 3CX in de cloud en beheert de leverancier de infrastructuur. Bij self-hosted installeer je 3CX op je eigen server of in een door jou gekozen cloudomgeving.
Hosted 3CX
Bij een hosted 3CX-licentie neemt de leverancier het technische beheer volledig over. Jij betaalt een periodieke vergoeding en hoeft je geen zorgen te maken over updates, beveiliging of serveronderhoud. Dit is de meest toegankelijke optie voor bedrijven zonder eigen IT-afdeling. De 3CX-telefooncentralekosten zijn hier vaak iets hoger per maand, maar de totale eigendomskosten zijn lager omdat je geen eigen hardware of beheertijd nodig hebt.
Self-hosted 3CX
Bij self-hosted draai je 3CX op een eigen server, een VPS of een cloudplatform zoals Google Cloud of Azure. Je betaalt eenmalig of jaarlijks voor de licentie zelf, maar draagt ook de verantwoordelijkheid voor beheer en updates. Dit model geeft meer controle en kan op de lange termijn goedkoper zijn, maar vereist technische kennis of een IT-partner die het beheer overneemt.
Welke extra kosten komen er bij een 3CX-licentie kijken?
Naast de licentiekosten zelf zijn er aanvullende kostenposten waarmee je rekening moet houden bij het inrichten van een 3CX-telefooncentrale. De licentie dekt de software, maar voor een volledig werkende omgeving heb je meer nodig.
- SIP-trunk of VoIP-provider: Je hebt een telefonieprovider nodig om daadwerkelijk te kunnen bellen via het vaste netwerk. Dit zijn maandelijkse kosten op basis van gebruik of een abonnement.
- Telefoonnummers: Vaste nummers (geografisch of 085/088) worden apart afgerekend, soms per nummer per maand.
- Hardware: IP-telefoons, headsets of DECT-toestellen zijn niet inbegrepen in de licentie. Dit zijn eenmalige aanschafkosten.
- Implementatie en configuratie: Een partner rekent vaak installatiekosten voor het inrichten van de centrale, het aanmaken van extensies en het koppelen van integraties.
- Onderhoud en support: Afhankelijk van de partner en het gekozen niveau kunnen er jaarlijkse supportkosten gelden.
Bij onze 3CX-dienstverlening bundelen wij de licentie, VoIP-trunking en onderhoud in één overzichtelijk pakket, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Wanneer is een 3CX-licentie via een partner goedkoper?
Een 3CX-licentie via een gecertificeerde partner is in veel gevallen goedkoper dan rechtstreeks bij 3CX afnemen, omdat partners volumekortingen ontvangen en deze (gedeeltelijk) doorgeven aan de eindklant. Bovendien bieden partners toegevoegde waarde in de vorm van implementatie, beheer en lokale ondersteuning, waardoor de totale kosten lager uitvallen dan wanneer je alles zelf regelt.
Specifiek loont een partnerroute wanneer:
- Je ook een VoIP-provider nodig hebt en beide diensten wilt combineren voor een lagere totaalprijs.
- Je geen interne IT-capaciteit hebt om de centrale te beheren.
- Je wilt profiteren van gebundelde pakketten met nummers, trunks en hardware.
- Je lokale ondersteuning in het Nederlands of Vlaams wilt, zonder tussenpartijen.
Als gecertificeerde 3CX-partner en VoIP-operator in Nederland en België kunnen wij de 3CX-licentiekosten combineren met onze eigen telefonielijnen. Dat betekent één factuur, één aanspreekpunt en geen verborgen kosten. Wil je weten wat dit voor jouw organisatie betekent? Bekijk ook onze informatie over Microsoft Teams-integratie als je overweegt Teams te koppelen aan je telefooncentrale. Neem contact op voor een vrijblijvende prijsopgave op maat.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn 3CX-licentie later uitbreiden als mijn bedrijf groeit?
Ja, 3CX-licenties zijn schaalbaar en kunnen worden uitgebreid naarmate je bedrijf groeit. Je kunt zowel het aantal gelijktijdige gesprekken verhogen als upgraden naar een hoger licentieniveau (bijvoorbeeld van SMB naar PRO). Het is verstandig dit te bespreken met je partner, zodat de upgrade soepel verloopt zonder onderbreking van je telefoniedienst.
Hoe bepaal ik hoeveel gelijktijdige gesprekken ik nodig heb?
Een goede vuistregel is om te kijken naar je piekbelasting: hoeveel gesprekken worden er op het drukste moment van de dag gelijktijdig gevoerd? Bij de meeste organisaties is dat 20–30% van het totale aantal medewerkers. Een gecertificeerde partner kan je helpen dit in kaart te brengen op basis van je huidige telefonieverbruik of een capaciteitsanalyse.
Wat gebeurt er als ik het maximum aantal gelijktijdige gesprekken overschrijd?
Wanneer het maximale aantal gelijktijdige gesprekken bereikt is, worden nieuwe inkomende of uitgaande gesprekken geweigerd of in de wacht gezet, afhankelijk van je configuratie. Bellers kunnen dan een bezettoon of een voicemailbericht te horen krijgen. Het is daarom belangrijk om je licentie af te stemmen op je werkelijke piekbelasting en een kleine buffer in te bouwen.
Is de gratis 3CX Free-licentie ook geschikt voor professioneel gebruik?
De Free-licentie is zeker bruikbaar voor kleine bedrijven met eenvoudige communicatiebehoeften, zoals een basistelefooncentrale met mobiele en desktop-apps. Zodra je echter geavanceerde functies nodig hebt, zoals CRM-integraties, uitgebreide rapportages of callcenterfunctionaliteit, groei je snel uit de Free-versie. Voor professioneel gebruik met meerdere medewerkers is een SMB- of PRO-licentie doorgaans de betere keuze.
Kan ik 3CX combineren met mijn bestaande Microsoft Teams-omgeving?
Ja, 3CX biedt integratiemogelijkheden met Microsoft Teams, waarmee je Teams kunt gebruiken als interface voor je zakelijke telefonie via 3CX. Dit is met name interessant als je organisatie al sterk leunt op de Microsoft 365-omgeving. Houd er wel rekening mee dat voor deze integratie minimaal een PRO-licentie vereist is en dat een gecertificeerde partner de koppeling correct moet configureren.
Wat is het verschil tussen een jaarlijkse en een maandelijkse 3CX-licentie?
3CX werkt standaard met jaarlijkse licenties, die je vooraf betaalt voor een heel jaar. Sommige partners bieden de mogelijkheid om dit maandelijks te factureren, wat meer flexibiliteit geeft maar doorgaans iets duurder uitvalt op jaarbasis. Als je zeker bent van je keuze en langetermijnzekerheid wilt, is een jaarlicentie vrijwel altijd de meest kostenefficiënte optie.
Welke veelgemaakte fouten moet ik vermijden bij het kiezen van een 3CX-licentie?
Een veelvoorkomende fout is het onderschatten van het benodigde aantal gelijktijdige gesprekken, waardoor je licentie te krap is en bellers problemen ondervinden tijdens piekmomenten. Een andere fout is het vergeten van de bijkomende kosten, zoals SIP-trunks, nummers en implementatie, waardoor het totaalbudget hoger uitvalt dan verwacht. Laat je daarom altijd adviseren door een gecertificeerde partner die een volledige kostprijsberekening voor je opstelt.
